Ваш вопрос:
Разовая начислена, уплачены взносы в фонды, но не выплачена. Административные и налоговые санкции?
Ответ:
Не полученную работниками заработную плату необходимо депонировать. Депонированию подлежит заработная плата, начисленная, но не полученная работником по не зависящим от организации причинам. Обратите внимание: источник выдачи заработной платы (наличная выручка или денежные средства, снятые для этих целей в банке) значения не имеет.
Для выдачи из кассы организации заработной платы установлен определенный срок: пять рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета) (п. 4.6 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П “О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации”). Какие же действия необходимо предпринять бухгалтеру, если работники не получили в отведенный срок заработную плату?
Шаг первый: в расчетно-платежной ведомости на выдачу заработной платы по форме N Т-49 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) в графе 23 против фамилий сотрудников, которым не выдана заработная плата, поставить отметку “Депонировано”. Если в организации для выдачи заработной платы используется платежная ведомость по форме N Т-53, утвержденной все тем же Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, аналогичная запись делается в графе 5.
Шаг второй: в конце расчетно-платежной или платежной ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах.
Шаг третий: сверить указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной или платежной ведомости.
Шаг четвертый: оформить реестр депонированных сумм. Обратите внимание: унифицированного бланка реестра депонентов нет. Можно воспользоваться формой, которая приведена в Приложении к Письму Минфина СССР от 06.06.1960 N 176 “Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций”, или же обратиться к Приказу Минфина России от 15.12.2010 N 173н, которым утверждены формы первичных документов и регистров бухучета для госучреждений. На наш взгляд, реестр депонированной заработной платы и книга аналитического учета соответствующих сумм, приведенные в последнем документе, вполне могут подойти и для коммерческих организаций, так как содержат всю необходимую информацию.
После выдачи заработной платы в реестре напротив фамилии сотрудника делается отметка о полученных суммах с указанием даты расчетов.
Как правило, реестр депонированных сумм открывается на год. Суммы, оставшиеся на конец года неоплаченными, переносятся в новый реестр, открываемый на следующий год. Также реестр содержит итоговую сумму, подпись кассира с расшифровкой.
Хранить реестры депонированных сумм в компании нужно пять лет (Федерального закона 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”).
Шаг пятый: после оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную или платежную ведомость, реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю.
Шаг шестой: на фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной или платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Номер и дату этого документа кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.
Шаг седьмой: депонированные суммы заработной платы необходимо перечислить на расчетный счет организации.
На то, чтобы получить свою депонированную зарплату, у сотрудника есть три года с момента ее начисления. Если сотрудник потребует свою заработную плату, то депонированные деньги в банке необходимо снять и выдать их по расходному кассовому ордеру. Дату и номер расходного кассового ордера нужно указать в реестре депонированной заработной платы.

Отражение в бухучете

В бухгалтерском учете для учета сумм депонированной заработной платы предназначен отдельно открываемый к счету 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” субсчет 4 “Расчеты по депонированным суммам”. При депонировании зарплаты делаются следующие проводки:
Дебет 70 Кредит 76-4
– депонирована не полученная сотрудниками зарплата;
Дебет 51 Кредит 50
– зачислена сумма депонированной зарплаты на расчетный счет.
Выдачу депонированной заработной платы бухгалтер отразит так:
Дебет 50 Кредит 51
– получены деньги в банке на выдачу депонированной заработной платы;
Дебет 76-4 Кредит 50
– выдана работнику депонированная заработная плата.
А как быть, если три года истекли, а работник так и не потребовал свою заработную плату? В этом случае бухгалтер обязан списать суммы депонированной зарплаты на финансовые результаты, то есть показывается доход. Для этого нужно подготовить акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя организации (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Обратите внимание: даже если компания не оформит вышеперечисленные документы, не востребованная в срок заработная плата все равно подлежит включению в доходы. Это подчеркнул Высший Арбитражный Суд РФ в Постановлении от 15.07.2008 N 3596/08.
Невостребованные суммы отражаются проводкой:
Дебет 76-4 Кредит 91-1
– невостребованная заработная плата включена в состав прочих доходов.

Последствия для НДФЛ и страховых взносов

При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения работником дохода признается последний день месяца, за который такой доход начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ). Организация – налоговый агент обязана перечислить в бюджет НДФЛ не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату заработной платы (п. 6 ст. 226 НК РФ). На этот момент компания еще не знает, кто получит зарплату, а кто нет. Поэтому налог нужно перечислить в бюджет в полной сумме. В дальнейшем переплату можно будет зачесть в счет будущих платежей.
Обратите внимание: это правило не будет работать, если организация выдает заработную плату из наличной выручки. В этом случае у налогового агента возникает обязанность по удержанию НДФЛ в момент фактической выдачи заработной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ). Поэтому если источником выплаты заработной платы является наличная выручка, то НДФЛ с не полученной работником заработной платы перечислять в бюджет не надо.
Что касается страховых взносов во внебюджетные фонды, то организация по итогам каждого месяца должна исчислить ежемесячный обязательный платеж. Он рассчитывается исходя из величины выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу работника (ч. 3 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее – Закон N 212-ФЗ). Перечислить взносы необходимо не позднее 15-го числа месяца, следующего за календарным месяцем, за который начисляется ежемесячный обязательный платеж (ч. 5 ст. 15 Закона N 212-ФЗ). При этом датой осуществления выплат и иных вознаграждений признается день их начисления в пользу работника (п. 1 ст. 11 Закона N 212-ФЗ). Таким образом, для перечисления страховых взносов важен факт их начисления, а не выплаты. Поэтому с суммы депонированной заработной платы взносы будут перечислены во внебюджетные фонды. Обратите внимание, что при фактической выплате зарплаты повторно перечислять страховые платежи не надо.

Налог на прибыль

В налоговом учете порядок списания депонированной зарплаты зависит от того, каким методом организация рассчитывает налог на прибыль. При методе начисления депонированную зарплату включают в состав расходов в том месяце, в котором она была начислена (п. п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В этом случае никаких разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не будет.
При кассовом методе сумма депонированной заработной платы попадет в состав расходов только в момент ее выплаты сотруднику (п. 2 ст. 273 НК РФ). В этом случае в месяце, когда зарплата была начислена, возникает вычитаемая временная разница (п. 11 ПБУ 18/02 “Учет расчетов по налогу на прибыль организаций”). Она приводит к образованию отложенного налогового актива, который списывается, когда зарплата будет выдана.
Если работник так и не обратился за своим заработком, то по истечении срока исковой давности работодатель обязан включить задолженность в состав внереализационных доходов. Напомним, что по гражданскому законодательству срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Аналогичной позиции придерживаются и чиновники (Письма Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/161 и ФНС России от 06.10.2009 N 3-2-06/109).

Резюме: Российское законодательство не содержит по данному вопросу санкций, т.е. если премия начислена, но не выплачена, то происходит депонирование, по истечению срока исковой давности (3 года) происходит списание кредиторской задолженности.