Контроль и оценка работы сотрудников на предприятии (часть 3)

Контроль и оценка работы сотрудников на предприятии (часть 3)

Мы завершаем цикл тематических статей, посвященных проведению контроля и оценке трудовой деятельности на фирмах различных форм собственности.

Организовываем систему контроля в компании

 

Как известно, хорошим управляющим является не тот, кто начал много проектов, а кто закончил достаточное их количество. А для достижения успеха, в большой мере, необходимо организовать систему контроля исполнения намеченных планов. Такая система обеспечит правильную и, по возможности, оперативную оценку реальной ситуации и тем самым создаст предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели и бизнес-процессы, как отдельных подразделений компании, так и в целом по организации.

 

Управляющий должен подумать о том, как он будет контролировать выполнение намеченного плана. Основные параметры, которые он должен сформулировать для организации соответствующей системы:

 

· объект и носителя контроля (что контролируем: например, сроки, качественно-количественные характеристики, издержки);

 

· исполнитель контроля (кто контролирует);

 

· периодичность контроля;

 

· методы контроля.

 

 

Для обеспечения высокого уровня эффективности контрольно-оценочных мероприятий, необходимо правильно провести ряд обязательных процедур:

 

· показать цели работы и поставить задачи;

 

· мотивировать коллектив для достижения целей, установить систему поощрений;

 

· сообщить подчиненным о конечном результате, который они должны получить и сроки;

 

· обеспечить коммуникации.

 

 

 

Получается, что проведение контрольно-оценочных мероприятий – это одна из неотъемлемых функций управления, заключающаяся в сопоставлении плановых и фактических показателей и дающую возможность при отклонении от нормативов корректировать действия организации для достижения поставленных целей.

 

Поэтому имеет смысл сформулировать несколько основных правил, которые должен соблюдать любой менеджер при установлении и реализации системы контроля.

 

1. Контроль не должен замыкаться в себе. То есть, каждый руководитель, независимо от фактически занимаемой позиции в организации (линейный менеджер, топ-менеджер и т.п.) должен осуществлять контроль даже без специальных на то поручений. Контроль – это неотъемлемая часть обязанностей любого менеджера.

 

2. Контроль должен проводиться в динамике. Так, руководителю необходимо знать динамику ситуационных изменений. Он обязан вовремя включаться в управление рабочим процессом сверху при повторяющихся сбоях или предупредить подчиненных о надвигающейся угрозе срыва. В то же время управленческий контроль предполагает совместное устранение случайных негативных ситуаций, которые постоянно возникают в работе.

 

3. Контроль должен быть максимально широким. Менеджер должен быть всегда и максимально полно осведомлен о текущих делах и проблемах.

 

4. По возможности, контроль должен немного опережать события. Это подразумевает, в первую очередь, проведение соответствующих мероприятий на промежуточных этапах проведения бизнес-процессов.

 

5. Контроль должен быть экономным. Это означает, что преимущества, полученные от организации контрольно-оценочных мероприятий, должны превышать издержки на функционирование системы (в такие затраты входит, например, заработная плата специалистов за время, которое они расходуют, участвую в контрольных мероприятиях).

 

 

 

Кроме того, чтобы система контроля отвечала своему прямому назначению и потребностям, она должна отвечать всем критериям целесообразности. К ним относятся:

 

· стратегическая направленность;

 

· ориентация на результаты;

 

· своевременность;

 

· гибкость;

 

· простота.

 

 

 

Стоит обратить внимание на специфику организации системы контроля в непроизводственных организациях. Для таких фирм характерен контроль, акцент в котором делается именно на качественных характеристиках результатов труда работников организации. Помимо этого, практически все процессы в подобных компаниях имеют высокий уровень взаимодополняемости и зависимости от хорошо отлаженных цепей внутренних связей.

 

Правильнее всего закладывать контрольные функции и процессы в расчеты еще на этапе планирования. Для этого необходимо:

 

· выбрать носителей контрольной информации;

 

· тип и единицы измерения;

 

· стандарты и масштаб допустимых отклонений.

 

 

 

После получения результатов проводится сопоставление «план-факт» и доведение соответствующей информации до пользователей.

 

Раскроем каждый этап подробнее.

 

 

 

Выбор носителя контрольной информации

 

В качестве носителей контрольной информации может выступать всякий объект, характеристики которого могут меняться в результате проведения работ, если же материального носителя не существует, то в его качестве рассматриваются объекты, непосредственно не являющиеся продуктом труда, а отражающие некоторую рабочую информацию. Так, можно выделить либо непосредственно продукт труда, либо документы, фиксирующие результаты труда (акт приемки или заключенный договор).

 

 

 

Выбор единицы измерения

 

При выборе контрольного объекта необходимо учитывать, о каком типе информации он может предоставить данные. В интересах контроля, как правило, рассматривают следующую информацию:

 

· время проведения работ;

 

· использованные материальные ресурсы;

 

· методы достижения результата;

 

· качество и количество.

 

 

 

Следует обратить внимание и на тот факт, что не все виды работ и услуг (особенно в непроизводственном секторе) могут быть корректно оценены по количеству. В достаточно большом количестве ситуаций имеет смысл отдавать приоритет именно качественным характеристикам.

 

 

 

Стандарты и масштаб допустимых отклонений

 

Стандарты представляют собой эталоны, нормативные значения, с которыми в дальнейшем будут сравниваться фактические результаты. Еще раз напомним, что для компаний, не участвующих в реальном секторе экономики, актуальность качества исполнения может быть значительно важнее количества. Причем последнее не всегда поддается измерению как таковое.

 

Для определения масштабов допустимых отклонений важно исходить из следующих аксиом.

 

Если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Такая система контроля имеет место в сильно бюрократизованных организациях. Она может парализовать и дезорганизовать работу организации и будет скорее препятствовать, чем помогать достижению целей.

 

Если же взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания и сильно влиять на конечные результаты.

 

Обратная связь играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. То есть необходимо обязательно довести до сведения работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до общего сведения в удобно воспринимаемом виде и формате. Решение этого вопроса должно опираться на процесс достижения максимальной эффективности коммуникаций в организации.

 

На этом мы оканчиваем публикацию статей, посвященных тематике контроля и оценки персонала на предприятиях. Надеемся, что информация окажется полезной для читателей.

Резюме:

1. Управляющий должен всегда контролировать процесс выполнения собственного плана и прогресс в его реализации.
2. Проведение контрольно-оценочных мероприятий – это одна из неотъемлемых функций управления, заключающаяся в сопоставлении плановых и фактических показателей и дающую возможность при отклонении от нормативов корректировать действия организации для достижения поставленных целей.
3. Для непроизводственных фирм характерен контроль, акцент в котором делается именно на качественных характеристиках результатов труда работников организации.
4. В качестве носителей контрольной информации может выступать всякий объект, характеристики которого могут меняться в результате проведения работ.
5. Не все виды работ и услуг (особенно в непроизводственном секторе) могут быть корректно оценены по количеству.
6. Обратная связь играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля.

Комментирование закрыто.